Cuando pensamos en un administrador de tareas (Task Manager) nos remitimos de inmediato a la gestión de proyectos que desarrollan los equipos administrativos o ejecutivos; sin embargo, este se simplifica cuando se utiliza un software especializado que cumple esta función para áreas como recursos humanos, contabilidad y administración. Es decir, otorgar control de las acciones.  

Es muy común que en estas áreas se automaticen los procesos, pero en los equipos operativos se manejen bitácoras de papel, equipos de comunicación rudimentarios o, incluso, se carezca de una herramienta tecnológica que permita medir el cumplimiento de plazos y actividades.  

“A veces visito los establecimientos y estaciones de trabajo, doy indicaciones sobre protocolos y procedimientos una y otra vez, los guardias y gerentes asienten con la cabeza, pero sé que estos procesos se efectuarán uno o dos días y después serán olvidados”, comenta un Líder de Protección de Activos de tiendas deportivas.  

 

El cumplimiento es igual a control 

Para los equipos de oficina los plazos de cumplimiento de sus tareas son más largos y requieren menor seguimiento, caso contrario al que está al frente de la operación, ya que cada actividad debe ser planeada y desarrollada constantemente sin dejarla morir con herramientas como las bitácoras, ya que la información que concentran JAMÁS será considerada; por ello, optar por modernizar este proceso genera aportaciones valiosas para todas las áreas.  

“Nosotros comenzamos a implementar Task Manager de Alliance hace unos meses y el cumplimiento de actividades de nuestros guardias y gerentes se incrementó a un más del 80%, permitiéndonos detectar qué actividades no se hacían e involucrar a empleados que referían que nunca habían participado en estas”, cuenta el Líder.  

 

El ABC de los Task Manager operativos 

 Comunicación: Y no, no estamos hablando del WhatsApp o de radios tipo Walkie Talkie, equipos que generan un hoyo en la comunicación al dejar a la interpretación personal una instrucción o hasta olvidarla. Lo más importante es establecer un contacto bidireccional para asignar tareas con instrucciones precisas y obtener los comentarios o la bitácora que más tarde pueda convertirse en una estadística en un panel para luego tomar decisiones.  

Precisión: La lista detallada de actividades que una persona debe cumplir, la cual podemos diseñar y actualizar a modo que, en el cumplimiento podamos observar el progreso o mejora. La repetición hace el hábito, pero no aquel apegado a solo “lo que debe hacerse, sino por qué debe hacerse”. 

Evidencia: En un grupo de WhatsApp podemos enviar fotografías, grabar audios y archivar esa información; sin embargo, nunca quedará correctamente documentada. Esto se complica cuando se necesita tenerla a la mano y se tiene que buscar dentro de la conversación. Un Task Manager Operativo documentará en cada caso la evidencia correspondiente y mantendrá el fácil acceso a la información en cualquier momento. 

 Mejora: Mediante estadísticas de cumplimiento, horarios, fechas, evidencia recabada y toda la información adicional que podemos obtener con un Task Manager Operativo, se puede analizar la información, las estadísticas y los patrones, mismos que con uso de Inteligencia Artificial sustenta la toma de decisiones para sobre la mejora del proceso, si nuestro equipo requiere capacitación o si todo debe continuar operando con total control. 

“La decisión de implementar Alliance y su Task Manager ha sido acertada, lo hicimos primero en un grupo pequeño para ajustar los Checklist que cargaríamos diariamente para que guardias y gerentes los completaran. Ahora, pensamos implementarlo a los jefes de piso y trasmitirles el correcto acomodo de mercancía y que nos muestren evidencia de su ejecución. A todo esto, ahora no sabemos qué hacer con tantos libros en la bodega y los pusimos en cajas”, asegura el Líder de Protección de Activos.